Archivage de dossiers

Vous pouvez archiver des dossiers Microsoft Outlook ou Lotus Notes (version 8.5) complets, avec ou sans leurs sous-dossiers.

Il peut s'agir de dossiers standard (Boîte de réception, Éléments envoyés, Courrier volumineux, À transférer, etc.), personnalisés ou archivés, ou bien du calendrier, des tâches ou des contacts.

Dans Outlook, l'archivage peut être effectué à l'aide des rubans. Dans Lotus Notes, utilisez le menu Actions

Dans Outlook, sélectionnez le dossier de messages à archiver, puis ouvrez le ruban Nuance PDF.  

Pour préparer l'archivage d'un dossier de messages

  1. Cliquez sur ce bouton pour afficher la boîte de dialogue Paramètres, à l'onglet Archivage des messages.

  2. Sélectionnez le format d'archivage et la méthode d'archivage.

  3. Pour archiver également les sous-dossiers, sélectionnez l'option Archiver les sous-dossiers.

  4. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.

Cliquez sur l'outil Archiver le dossier. La boîte de dialogue Recherche du dossier apparaît. Pour Outlook, le programme propose le dossier de sortie suivant : Documents > Favoris PDF > Archives Outlook. Acceptez le dossier cible proposé pour l'archivage, ou sélectionnez-en un autre, puis cliquez sur OK. Le processus d'archivage démarre ; une barre de progression apparaît, ainsi que des messages d'avertissement, le cas échéant.

Le contenu du dossier sélectionné est archivé dans le dossier cible. La structure des dossiers créée dans le système de fichiers est identique à celle de l'application de messagerie.

Astuce :

Si vous archivez des dossiers entiers, et que vous avez choisi de générer un fichier PDF pour chaque élément, vous risquez d'obtenir un très grand nombre de fichiers car chaque rendez-vous de calendrier, tâche ou contact sera considéré comme un élément distinct. Il est donc préférable d'archiver des dossiers vers un PDF unique ou un lot PDF. En outre, afin d'éviter l'archivage de fichiers inutiles, nous vous conseillons de créer un dossier temporaire contenant uniquement les messages que vous souhaiter archiver en PDF. 

 

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