Archivage d'éléments de messagerie dans autant de fichiers distincts

Vous pouvez archiver tous les éléments sélectionnés ou un dossier complet (avec ou sans ses sous-dossiers), dans plusieurs fichiers PDF qui seront enregistrés dans le dossier spécifié. La structure des dossiers créée dans le système de fichiers est identique à celle utilisée dans Outlook ou Lotus Notes.

Le nom des fichiers PDF est automatiquement généré à partir de l'objet de chaque élément correspondant. Pour éviter tout conflit de nom, un suffixe numérique est automatiquement ajouté au nom des fichiers, si nécessaire.

 

Dans Outlook, l'archivage s'effectuer via le ruban Nuance PDF. Dans Lotus Notes, utilisez le menu Actions.

 

Ouvrez votre application de messagerie et sélectionnez les éléments à archiver.

 

Pour préparer l'archivage d'éléments de messagerie Outlook dans autant de fichiers distincts

  1. Cliquez sur ce bouton pour afficher la boîte de dialogue Paramètres, à l'onglet Archivage des messages.

  2. Dans le volet, choisissez une version PDF dans la zone de sélection Format d'archivage.

  3. Sélectionnez l'option Archiver chaque message séparément dans la section Méthode d'archivage.

  4. Indiquez le mode de traitement des pièces jointes, le cas échéant.

  5. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.

 

Cliquez sur l'outil Archiver le(s) message(s) ou Archiver le dossier. Dans la boîte de dialogue Recherche du dossier, sélectionnez le dossier cible où seront archivés les éléments, selon la méthode d'appellation indiquée ci-dessus.

Le processus d'archivage débute. Une fois celui-ci terminé, les fichiers sont archivés dans le dossier cible. Une barre de progression est affichée. En cas de problème, un rapport PDF est généré, avec les fichiers joints sélectionnés, le cas échéant.

Remarque :

Lors de l'archivage de calendriers, chaque rendez-vous est considéré comme « élément distinct », ce qui risque de générer un très grand nombre de fichiers. De même, chaque tâche et chaque contact génèrent un fichier PDF distinct.

 

Voir aussi