Création de fichiers PDF depuis des pièces jointes à des e-mails

Le programme vous permet de créer des fichiers PDF depuis des pièces jointes à des e-mails dans Microsoft Outlook ou dans Lotus Notes (version 8.5).

Pour créer ces fichiers, cliquez sur l'outil Créer des PDF depuis les pièces jointes qui apparaît dans le ruban Nuance PDF, à la fois dans la fenêtre principale et dans la fenêtre de message. Dans Lotus Notes, utilisez le menu Actions. L'outil est activé lorsque le message sélectionné possède une pièce jointe.

Cette commande fonctionne sur les pièces jointes au message actuellement ouvert. Pour chaque pièce jointe est créé un fichier PDF ; chaque PDF prend le nom de la pièce jointe correspondante. Vous pouvez spécifier un dossier cible pour les fichiers PDF générés. Si une pièce jointe est déjà au format PDF, elle est simplement enregistrée dans le dossier cible, sans aucun traitement. Si les fichiers joints sont de formats mixtes, les fichiers PDF sont enregistrés directement ; les autres fichiers sont convertis en PDF.

Un avertissement apparaît si le traitement d'un fichier a échoué. Les fichiers image (bmp, jpg, png, tif, etc.), xps, ps et eps sont traités directement. Les autres documents (par exemple, les fichiers Word) sont « imprimés » au format PDF, via PDF Create. Cette opération requiert que l'application native associée soit installée sur votre ordinateur.

Lors de la première utilisation, le dossier d'enregistrement par défaut est [Mes documents]\Favoris PDF\Archive Outlook. Pour modifier ce dossier, utilisez le bouton Parcourir de la boîte de dialogue Liste des fichiers joints, comme décrit ci-dessous.

La description suivante s'applique à Microsoft Outlook, mais vaut également pour Lotus Notes.
 

Définition des préférences

  1. Cliquez sur l'outil Paramètres de le ruban Nuance PDF pour Outlook. 

  2. Dans l'onglet Création de PDF de la boîte de dialogue Paramètres, spécifiez le mode de traitement des messages comportant plusieurs pièces jointes :

Création de fichiers PDF depuis des pièces jointes

  1. Sélectionnez un message comportant une ou plusieurs pièces jointes dont les format est pris en charge.

  2. Cliquez sur l'outil Créer des PDF depuis les pièces jointes (illustré ci-dessus) du ruban Nuance PDF dans Outlook.

  3. Si vous avez sélectionné l'option Convertir toutes les pièces jointes dans la boîte de dialogue Paramètres, toutes les pièces jointes sont automatiquement converties, et les PDF correspondants sont enregistrés dans le dernier dossier utilisé.

  4. Si vous avez sélectionné la seconde option, la boîte de dialogue Liste des pièces jointes s'affiche, vous permettant de choisir les pièces jointes à convertir.

  5. Un dossier cible est proposé. Cliquez sur Parcourir pour le modifier. Cliquez sur OK pour lancer la création.

  6. Dans tous les cas, la zone Résultats vous informe de la réussite de la conversion. Elle vous permet également d'ouvrir le dossier de sortie ou d'afficher un fichier PDF généré en cliquant deux fois sur son nom.

Astuce

Pour modifier le dossier où sont automatiquement enregistrés les fichiers convertis, ouvrez la boîte de dialogue Paramètres, puis choisissez l'option Sélectionner les fichiers à convertir. Vous serez invité à définir un dossier d'enregistrement lors de la prochaine conversion. Pour rétablir la conversion automatique vers ce nouveau dossier, accédez de nouveau à la boîte de dialogue Paramètres et sélectionnez Convertir toutes les pièces jointes.

 

Création et importation de fichiers PDF

Lorsque vous rédigez un e-mail, vous pouvez sélectionner des fichiers enregistrés dans un format autre que le format PDF sur votre ordinateur, afin que ceux-ci soient convertis au format PDF et joints à votre message. Pour obtenir plus d'informations, reportez-vous à la rubrique : Création de fichiers PDF à joindre à des e-mails.

 

Remarques

Si un des PDF que vous êtes sur le point de créer porte le même nom qu'un PDF existant dans le dossier d'enregistrement, un suffixe numéral est ajouté au nouveau fichier afin de le distinguer du fichier existant.

Si vous ne voyez pas le ruban Nuance, veuillez vous reporter à la section Dépannage de PDF Create.

Si vous avez installé PDF Convert, le ruban Nuance propose un bouton supplémentaire, permettant de déverrouiller des fichiers PDF joints à des messages. Nuance Power PDF propose deux boutons supplémentaires, qui vous permettent d'archiver des messages ou des dossiers de messages au format PDF. Avec cette version du programme, le bouton Paramètres donne accès à un éventail d'options beaucoup plus large.