Assemblage d'éléments de messagerie dans un lot PDF

Vous pouvez archiver des éléments de messagerie sélectionnés, ou un dossier complet de messages (avec ou sans ses sous-dossiers), dans un lot PDF. Le lot ainsi généré est à la version PDF 1.7, et il comporte une page de couverture décrivant son contenu. Les éléments qui composent le lot sont également enregistrés au format PDF. La version de ces PDF dépend des paramètres définis dans la boîte de dialogue Paramètres.

Dans Outlook, l'archivage s'effectuer via le ruban Nuance PDF. Dans Lotus Notes, utilisez le menu Actions

Pour archiver des éléments Outlook dans un lot PDF

  1. Sélectionnez un ou plusieurs éléments ou dossiers.


  2. Cliquez sur ce bouton pour afficher la boîte de dialogue Paramètres, à l'onglet Archivage des messages.

  3. Dans la zone de sélection Format d'archivage, choisissez la version PDF dans laquelle les éléments de messagerie Outlook seront archivés.

  4. Sélectionnez l'option Archiver les messages au sein d'un lot PDF dans la liste Méthode d'archivage.

  5. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.

  6.   
    Cliquez sur le bouton Archiver le(s) message(s) ou Archiver le dossier. La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît.

  7. Sélectionnez le dossier cible et entrez le nom du fichier du lot PDF. Par défaut, pour Outlook, le dossier cible est Documents > Favoris PDF > Archives Outlook.

  8. Cliquez sur Enregistrer. Le processus d'archivage démarre ; une barre de progression apparaît.

    Le PDF généré possède une page de couverture (au format PDF 1.7) indiquant le nombre et les types d'éléments de messagerie archivés. Chaque élément de messagerie est converti en un fichier PDF indépendant, qui est ajouté au lot PDF.  

Remarque

En cas d'archivage de messages sous la forme d'un lot PDF, les pièces jointes aux messages sont automatiquement converties en fichiers joints aux PDF générés. C'est pourquoi l'option Comme liens PDF n'est pas disponible dans ce cas de figure.

 

Pour obtenir des conseils sur l'envoi ou l'extraction des fichiers d'un lot PDF, reportez-vous à la rubrique Création de lots PDF.

 

Voir aussi