Importation et exportation de données de formulaires

Vous pouvez enregistrer les donnée saisies dans un formulaire sans leurs champs, afin de les réutiliser dans d'autres formulaires. En automatisant la saisie des données communes à un grand nombre de formulaires, vous optimiserez ainsi le remplissage de vos formulaires. Ce processus inclut l'exportation des données de formulaires remplis qui doivent être enregistrées dans des types de fichier spécifiques, ainsi que l'importation de ces fichiers pour le remplissage des formulaires vides. Les formats de fichier valides sont les fichiers FDF, XFDF, XML et TXT. Ils sont compatibles avec la plupart des éditeurs PDF. Ils contiennent non seulement les données de formulaires, mais aussi les informations sur le nombre et les types de contrôles intégrés dans le formulaire.

 

Pour exporter les données d'un seul formulaire actuellement ouvert

  1. Choisissez Formulaires > Données > Importer/exporter > Exporter les données du formulaire.

  2. Dans la boîte de dialogue Exporter les données du formulaire sous, choisissez un nom et un type de fichier.

  3. Cliquez sur Enregistrer. Les données sont enregistrées au format et à l'emplacement indiqués.

Pour importer des données de formulaires dans un formulaire unique

  1. Ouvrez un formulaire non renseigné.

  2. Choisissez Formulaires > Données > Importer/exporter > Importer des données de formulaire.

  3. Dans la boîte de dialogue Sélection du fichier contenant des données de formulaire, sélectionnez un type de fichier (FDF, XFDF, XML,TXT) et recherchez le fichier contenant les données que vous souhaitez importer dans le formulaire ouvert.

  4. Cliquez sur Ouvrir. Tant que le fichier choisi contient des descriptions de contrôles de formulaires et des données appropriées pour le formulaire actuel, les données issues du fichier seront insérées dans les champs appropriés.

Exportation de données de plusieurs formulaires

Vous pouvez exporter des données de plusieurs formulaires aux formats XML et CSV (valeurs séparées par des virgules) si ces formulaires possèdent tous les mêmes ensembles de champs de données. Ces formats de fichier peuvent être ouverts dans Excel ou un programme similaire. Les valeurs de chaque formulaire sont contenues dans une même ligne, une valeur par colonne. Les libellés des champs sont repris dans la ligne d'en-tête des colonnes de la feuille de calcul. Tous les types de champ de formulaire sont pris en charge, à l'exception des champs de signature. Cette commande est disponible même lorsqu'aucun fichier PDF n'est ouvert dans le programme. Les fichiers ouverts ne sont pas automatiquement inclus.

Pour exporter les données de plusieurs formulaires

  1. Choisissez Formulaires > Données > Importer/exporter > Exporter les données de plusieurs formulaires.

  2. Cliquez sur Ajouter et sélectionnez les fichiers souhaités dans un dossier.

  3. Cliquez sur Ajouter autant de fois que nécessaire pour ajouter les fichiers d'autres dossiers.

  4. Utilisez les commandes Ajouter et Retirer jusqu'à ce que votre liste soit complète.

  5. Pour ajouter à la liste tous les formulaires de la dernière session d'exportation, cochez la case Inclure tous les formulaires de la session précédente.

  6. Cliquez sur Exporter, puis spécifiez le dossier de sortie, ainsi que le nom et le format de fichier (CSV ou XML).

  7. Cliquez sur Consulter le fichier maintenant pour visualiser le résultat de l'exportation dans votre tableur.

  8. Modifiez selon vos besoins le texte des en-têtes de colonne (opération requise pour les cases à cocher ou les boutons radio, par exemple)

  9. Sélectionnez Enregistrer sous, puis choisissez un type de fichier approprié (par exemple, Feuille Excel). Dans le cas contraire, le fichier restera au format CSV ou XML.

Pour une exportation correcte, les noms des champs doivent être les mêmes dans tous les formulaires. Les formulaires de plusieurs pages peuvent être exportés. Il est recommandé d'utiliser un fichier PDF par formulaire. Cependant, un même PDF peut contenir différentes copies d'un même formulaire, à condition que les noms des champs soient identiques pour tous les formulaires ainsi consolidés. Dans le cas contraire, chaque nom de champ distinct générera une colonne dans le tableau de sortie. Dans le tableau généré, un format standard est appliqué aux cellules de tous les champs. Utilisez votre tableur pour choisir si nécessaire d'autres formats de cellule (date, devise, chiffres uniquement, etc.).

 

Pour harmoniser les noms des champs avant exportation

Il se peut que certains champs ne possèdent pas de nom, où que leurs noms soient inadaptés ou incohérents. Dans ce cas, vous pouvez modifier les noms dans un tableur après l'exportation.

 

Pour effectuer cette modification dans des fichiers PDF avant leur exportation, ouvrez un fichier PDF contenant des champs de formulaire actifs :

  1. Cliquez sur l'outil Contrôles de formulaire dans la barre des volets pour afficher le volet Contrôles de formulaire.

  2. Cliquez deux fois sur le nom d'un contrôle de formulaire, ou, dans le fichier PDF, cliquez sur le champ avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Propriétés.

  3. Modifiez le texte dans Nom du champ, puis cliquez sur Fermer.

  4. Répétez l'opération autant de fois que nécessaire.

Vous pouvez éviter ce type de problème dès la conception du formulaire initial. 

 

Résolution des problèmes :