Fusion d'éléments de messagerie dans un seul fichier PDF

Vous pouvez fusionner des éléments de messagerie sélectionnés, ou un dossier complet (avec ou sans ses sous-dossiers), dans un fichier PDF. Pour vous permettre d'accéder facilement aux différents éléments archivés, le fichier PDF généré possède des signets vers chaque message.

 

Dans Outlook, l'archivage peut être effectué à l'aide des rubans. Dans Lotus Notes, utilisez le menu Actions.

 

Pour archiver des éléments de messagerie dans Outlook en les fusionnant dans un fichier PDF

  1. Sélectionnez un ou plusieurs éléments.


  2. Cliquez sur ce bouton pour afficher la boîte de dialogue Paramètres, à l'onglet Archivage des messages.

  3. Dans la boîte de dialogue Paramètres, choisissez une version PDF dans la zone de sélection Format d'archivage.

  4. Sélectionnez l'option Fusionner les messages en un seul PDF dans la section Méthode d'archivage.

  5. Indiquez le mode de traitement des pièces jointes, le cas échéant.

  6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.

  7.   
    Cliquez sur le bouton Archiver le(s) message(s) ou Archiver le dossier. La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît.

  8. Sélectionnez le dossier cible et entrez le nom du fichier PDF dans lequel seront fusionnés les éléments. Par défaut, pour Outlook, le dossier cible est Documents > Favoris PDF > Archives Outlook.

  9. Cliquez sur Enregistrer.

    Le processus d'archivage débute. Une fois celui-ci terminé, le fichier PDF généré (avec pièces jointes, le cas échéant) est enregistré dans le dossier cible.

Au cours de l'archivage, des signets sont ajoutés pour faciliter la navigation dans le fichier PDF généré. Ces signets vous permettent d'accéder plus rapidement aux messages. Le programme génère une liste hiérarchique de signets ; chaque signet pointe vers la première page du message correspondant. Les signets sont regroupés par date, par expéditeur et par objet. Les expéditeurs et objets sont classés par ordre croissant, tandis que les dates sont classées par ordre décroissant.

Astuce :

Pour archiver uniquement les rendez-vous futurs ou passés, affichez le calendrier par semaine ou par mois, sélectionnez la période souhaitée et choisissez Archiver le(s) message(s) plutôt que Archiver le dossier

 

Voir aussi