Transmission sécurisée

Lorsque vous choisissez la transmission sécurisée, une boîte de dialogue proposant une procédure en quatre étapes s'affiche. Suivez les étapes indiquées pour protéger les fichiers que vous envisagez de distribuer. Ces étapes sont proposées dans un ordre logique, mais vous pouvez choisir une ou plusieurs étapes dans l'ordre de votre choix. Cependant, vous devez toujours commencer par choisir une enveloppe et signer à la fin de la procédure. En effet, toute modification apportée aura pour effet d'annuler la signature. Lorsque vous choisissez une enveloppe, vos choix ne s'appliquent pas aux éventuels documents ouverts, mais aux fichiers ajoutés à l'enveloppe en tant que pièces jointes.
 

Pour transmettre des documents PDF via l'assistant Transmission sécurisée

 

Cliquez sur l'outil Transmission sécurisée, dans le groupe Préparation du ruban Sécurité.

 

La boîte de dialogue Transmission sécurisée s'affiche, vous invitant à suivre une procédure en quatre étapes :

  1. Sélectionner une enveloppe

    Cliquez sur cet élément pour ouvrir le volet Enveloppes. Cliquez deux fois sur l'enveloppe souhaitée pour l'afficher dans le volet du document. Vous pouvez également cliquer sur l'enveloppe souhaitée avec le bouton droit de la souris et sélectionner Appliquer. Certaines enveloppes se composent de champs de formulaire interactifs qui doivent être renseignés (vous pouvez également utiliser l'outil Machine à écrire pour y ajouter du texte). Ceci permet d'inclure un résumé relatif aux fichiers envoyés et/ou d'expliquer l'usage qui doit en être fait. Ce volet vous permet également de modifier des enveloppes existantes ou de créer une enveloppe à partir d'une page d'un PDF ou d'un fichier image, et de définir le niveau de sécurité associé. Si vous ne choisissez pas d'enveloppe, les étapes suivantes s'appliquent au document actuel et non à l'enveloppe et à ses pièces jointes.
     

  2. Ajouter des pièces jointes

    Cliquez sur cet élément pour ajouter des pièces jointes par l'intermédiaire d'une boîte de dialogue Ouvrir standard. Les fichiers sélectionnés sont répertoriés dans le volet Pièces jointes (les fichiers PDF et non PDF sont autorisés). Sélectionnez plusieurs fichiers situés au même emplacement, ou bien recommencez l'opération pour ajouter des fichiers situés à des emplacements différents. Vous pouvez joindre un lot de PDF regroupant plusieurs fichiers PDF. Si les fichiers PDF peuvent être protégés individuellement, ce n'est généralement pas le cas d'autres types de fichiers (tels que les fichiers texte ou image). Pour protéger ces fichiers, l'utilisation d'une enveloppe protégée par mot de passe s'avère très utile.


     

  3. Crypter les fichiers

    Cliquez sur cet élément pour ouvrir le volet Protection. Ajoutez un plan de protection par « glisser-déposer » pour crypter les pièces jointes ou le fichier d'enveloppe. Vous pouvez modifier les paramètres de protection à tout moment avant d'enregistrer et de fermer le lot de fichiers. Vous pouvez également sélectionner Confidentialité pour appliquer un mot de passe d'ouverture ou Aucune modification pour appliquer un mot de passe de permissions et définir les actions autorisées et interdites. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Propriétés de protection. Sous Protection par certificat, choisissez Interactif pour appliquer une sécurité par identité numérique via l'Assistant Propriétés de la protection par certificat. Lorsque vous appliquez une protection par mot de passe ou par certificat, le contenu du document est crypté. Le volet Protection vous permet également de créer vos propres plans de protection.
     

  4. Signer le document

    Cliquez sur cet élément pour ouvrir le volet Signature/Certification. Ajoutez une signature adaptée par « glisser-déposer » afin de signer le fichier d'enveloppe. En principe, un fichier de modèle d'enveloppe contient un champ de signature numérique permettant d'apposer une signature. Dans le cas contraire, il est possible de signer l'enveloppe de façon interactive depuis le ruban Sécurité. Choisissez Signer ou Certifier pour insérer votre signature par défaut. Si vous choisissez Certifier, vous pouvez également limiter les actions que vos destinataires seront autorisés à réaliser sur le document. Reportez-vous à la rubrique Signature et certification de documents.

Remarque

Comme la validité d'une signature peut être compromise par d'éventuelles modifications, veillez à apposer votre signature après avoir apporté toutes les modifications nécessaires.

 

Lorsque tous les documents sont regroupés, cliquez sur Envoyer. Votre application de messagerie par défaut génère une fenêtre de composition d'un nouveau message contenant le lot de fichiers protégé par l'enveloppe sécurisée. Le champ du texte du message contient des instructions indiquant au destinataire comment accéder aux pièces jointes sécurisées. Remplissez les différents champs de la fenêtre du message (destinataires, objet, texte du message, etc.) selon les besoins et envoyez le message.

Avant d'envoyer un document, vous pouvez également supprimer des éléments du document, enregistrer le document sous un nouveau nom afin de supprimer les révisions précédentes, et (uniquement dans Power PDF Advanced) appliquer des biffures. Si vous souhaitez effectuer ces étapes, faites-le avant de procéder à une transmission sécurisée.

 

Voir aussi