Dossiers surveillés et boîtes de réception des numérisations

Pour automatiser la conversion au format PDF des numérisations entrantes ou de différents types de fichiers, vous pouvez configurer un dossier surveillé ou une boîte de réception des numérisations. Ces deux options sont disponibles uniquement dans Power PDF Advanced. Vous ne pouvez définir qu'une seule boîte de réception des numérisations et qu'un seul dossier surveillé. Vous pouvez créer un dossier à n'importe quel niveau de la structure de fichiers, accessible depuis votre ordinateur.

 

Un dossier surveillé accepte de nombreux types de fichiers et les convertit au format PDF de façon quasi-instantanée. En revanche, une boîte de réception des numérisations accepte uniquement les fichiers PDF et TIFF. Ceux-ci peuvent provenir d'un scanner ou d'un transfert de fichier.

 

Dossier surveillé

Ce dossier est surveillé par Power PDF Advanced. Les fichiers convertis sont envoyés vers le dossier de destination que vous avez défini. Vous pouvez définir un seul dossier de destination à la fois. Celui-ci peut faire référence au même dossier que le dossier surveillé. Cependant, ce choix n'est pas recommandé, en raison du risque de conflits de noms entre les fichiers PDF. Le dossier surveillé réside généralement sur un réseau et le dossier de destination sur votre ordinateur. Les documents entrants peuvent être des fichiers image, des fichiers Internet ou des fichiers MS Office éditables.  

 

La boîte de dialogue Dossier surveillé vous permet de définir les dossiers et les règles de surveillance et de spécifier les paramètres de conversion.

Pour configurer un dossier surveillé

 

  1. Cliquez sur Contrôles de lots (Traitement avancé > Traitement par lots), puis choisissez Dossier surveillé dans la liste déroulante afin d'ouvrir la boîte de dialogue Dossier surveillé.

  2. Cochez la case Activer la surveillance d'un dossier située en haut de la boîte de dialogue.

  3. Cliquez sur le bouton Source, puis sélectionnez le dossier à surveiller. Celui-ci peut contenir ou non des sous-dossiers.

  4. Choisissez le type de fichier dans la liste déroulante. Choisissez tous les types de fichiers pris en charge ou un seul type de fichier.

  5. Cliquez sur le bouton Destination et sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez envoyer les fichiers convertis.

  6. Choisissez le format des fichiers de sortie. Sélectionnez TIFF (une seule ou plusieurs pages) ou PDF (Normal ou Avec recherches). Pour les PDF, vous pouvez également choisir les différents niveaux PDF/A.

  7. Si nécessaire, cliquez sur Paramètres et modifiez les paramètres par défaut, par exemple le mode de traitement des pages constituées uniquement d’images avec l'OCR.

  8. Vous pouvez également cocher la case Utiliser un flux de travail, puis rechercher et sélectionner un fichier de flux de travail. Voir plus bas.

  9. Indiquez l'action à effectuer sur les fichiers source après leur conversion :

  1. Définissez une valeur sous Options du processeur. Pour l'option Limiter le nombre de processus à, choisissez la valeur 1 pour un traitement séquentiel ou une valeur supérieure pour un traitement des tâches en parallèle.

  2. Cliquez sur OK pour valider la configuration du dossier surveillé.

Le nombre de processus proposé dépend de votre ordinateur. Si celui-ci est équipé d'un processeur double cœur, vous pourrez choisir la valeur 1 ou 2 uniquement. Lorsque les conversions portent sur d'autres types de fichiers, le nombre de processus est limité à 2.

Lorsque vous utilisez un flux de travail, un ensemble d'actions défini est appliqué à tous les fichiers reçus. La case est active uniquement lorsqu'au moins un flux de travail a été créé. Ce processus est automatique : les étapes du flux de travail nécessitant une intervention de l'utilisateur ne sont pas réalisées.

Pour utiliser le dossier surveillé

Lorsqu'un fichier valide arrive dans le dossier surveillé, le programme attend quelques secondes pour vérifier si d'autres fichiers sont en cours de réception. Une fois tous les fichiers reçus, le programme lance la conversion et en affiche la progression dans la boîte de dialogue Surveiller et convertir. Vous pouvez :

 

Pour désactiver temporairement le dossier surveillé, décochez la case située en haut de la boîte de dialogue.

 

Boîte de réception des numérisations

Pour faire en sorte que Power PDF traite automatiquement des documents numérisés, il vous suffit de configurer une boîte de réception des numérisations. Vous pouvez utiliser une seule boîte de réception des numérisations à la fois.

Une boîte de réception des numérisations est un type spécifique de dossier surveillé. Vous pouvez rechercher le dossier dans lequel votre périphérique de numérisation enregistre les documents numérisés, et le choisir comme boîte de réception des numérisations. Vous serez ainsi informé de l'arrivée de nouveaux documents numérisés. Cette fonctionnalité ne lance pas de conversion automatique. Pour accéder à vos numérisations entrantes, ouvrez-les depuis ce dossier spécifique ou sélectionnez ce dossier depuis Power PDF.

Pour configurer une boîte de réception des numérisations

  1. Sélectionnez Fichier > Options, puis, dans la boîte de dialogue Préférences, choisissez Automatisation > Boîte de réception des numérisations / Quick Connect.

  2. Activer les notifications de la boîte de réception des numérisations – Activez cette option pour être informé de l'arrivée de nouveaux fichiers dans le dossier de votre boîte de réception des numérisations. L'icône de notification s'affiche dans la zone de notification, à droite de la barre des tâches de Windows.

  3. Indiquez la source de la numérisation :

Si votre environnement de travail utilise la numérisation réseau Nuance eCopy ShareScan, vous pouvez gérer les paramètres Quick Connect et notamment activer les notifications, choisir un dossier et spécifier des dossiers Quick Connect supplémentaires.

  1. Utilisez les Options d'ouverture pour définir le mode d'accès aux numérisations entrantes :

Pour utiliser la boîte de réception des numérisations

L'icône de la boîte de réception des numérisations s'affiche dans la zone de notification de la barre des tâches. Elle vous informe que de nouveaux fichiers TIFF ou PDF ont été reçus dans la boîte de réception des numérisations. Cliquez sur la bulle de notification pour ouvrir la boîte de dialogue Boîte de réception des numérisations. Vous pouvez également afficher cette boîte de dialogue à tout moment, comme suit :

  1. Cliquez sur Boîte de réception (Traitement avancé > Traitement par lots) pour ouvrir la boîte de dialogue Boîte de réception des numérisations.

  2. Cette boîte de dialogue répertorie tous les fichiers non supprimés de la boîte de réception, ou uniquement le fichier le plus récent, selon les préférences définies sous Fichier > Options > Automatisation > Boîte de réception des numérisations / Quick Connect.

  3. La boîte de dialogue affiche une vignette de la première page du document sélectionné.

  4. Utilisez les contrôles disponibles dans la fenêtre Aperçu pour accéder aux autres pages.

  5. Cliquez sur Ouvrir pour ouvrir le document dans Power PDF ou sur Annuler pour quitter.

Lorsque vous cliquez sur Ouvrir, les fichiers PDF s'ouvrent directement et les fichiers TIFF sont convertis au format PDF. Cette opération peut prendre un certain temps. Dès lors qu'un fichier est ouvert, il est supprimé de la boîte de réception des numérisations si vous avez activé l'option correspondante. Dans ce cas, assurez-vous d'enregistrer le PDF à l'emplacement souhaité. Un message d'avertissement s'affiche si vous essayez de fermer sans enregistrer.