Archivage

Vous pouvez convertir et/ou archiver des messages électroniques sous la forme de fichiers PDF. Dans Power PDF, l'archivage est effectué par l'intermédiaire de PDF Create.

 

Archivage ou conversion de fichiers de messages électroniques

Les fichiers de messages électroniques portant l'extension MSG et EML peuvent être convertis en fichiers PDF à divers fins, notamment d'archivage. Cette opération peut s'effectuer même si aucune application de messagerie n'est installée sur votre ordinateur. Un ou plusieurs messages peuvent être importés dans Power PDF. Les fichiers MSG et EML peuvent être traités en même temps que d'autres types de fichiers pris en charge. Chaque fichier PDF généré sera ouvert dans une instance spécifique de Power PDF. L'importation de fichiers dans Power PDF peut s'effectuer de trois manières différentes :

La conversion de fichiers de courriers électroniques peut également s'effectuer à l'aide de l'Assistant Create. Comme tous les autres types de fichiers compatibles, des fichiers MSG et EML peuvent être ajoutés à la liste des fichiers à traiter. Une fois votre liste compilée, plusieurs options sont à votre disposition (compilation au sein d'un PDF unique, utilisation de profils préconfigurés, etc.).

 

Remarques

Si vous avez recours à l'Assistant Create, veillez à sélectionner un profil qui utilise la même version du format PDF que celle que vous aurez choisie dans Power PDF, sous Fichier > Options > Nouveau document > Conversion des e-mails.

 

Si les messages sont au format HTML, le « mode protégé » doit être désactivé dans Internet Explorer. Pour les messages enregistrés au format Texte brut ou RTF, Internet Explorer n'est pas requis.

 

Archivage par intégration à un système de messagerie électronique

La fonction d'archivage est disponible uniquement si le programme est intégré à Microsoft Outlook ou Lotus Notes (version 8.5). Si vous optez pour une installation complète, le programme est automatiquement intégré à ces applications au cours du processus d'installation.

Remarque

Le volet Installation personnalisée du programme d'installation vous permet d'activer ou de désactiver à tout moment une intégration.

 


Archivage d'éléments de messagerie


Dans Microsoft Outlook ou Lotus Notes, vous pouvez archiver dans des fichiers PDF :

un ou plusieurs éléments sélectionnés ; ou

un dossier complet, avec ou sans ses sous-dossiers.

 

Il peut s'agir de dossiers standard (Boîte de réception, Éléments envoyés, Courrier volumineux, À transférer, etc.), personnalisés ou d'archive, ou bien du calendrier, des tâches ou des contacts.


Les méthodes d'archivage suivantes sont disponibles :

Chaque rendez-vous de calendrier, tâche ou contact est considéré comme un élément distinct.

Astuce

Pour gagner du temps, copiez tous les messages que vous souhaitez archiver vers un dossier utilisateur spécifique.

 

Archivage de pièces jointes à un e-mail


Les fichiers joints à un e-mail sont toujours archivés dans leur format d'origine, soit dans un fichier distinct accessible via un hyperlien, soit en tant que pièce jointe au PDF généré à partir de l'e-mail. Pour plus d'informations à ce sujet, reportez-vous à la rubrique Archivage de pièces jointes à un e-mail.

 

Définition des paramètres d'archivage


Vous pouvez définir les paramètres d'archivage dans la boîte de dialogue Paramètres.

 

 

Voir aussi